Das DFB-Pokalspiel gegen den FC Bayern München war für den VfL Osnabrück nicht nur sportlich eine besondere Herausforderung. Auch abseits des Rasens erforderte das „Rekordmeister-Duell“ außergewöhnliche organisatorische und prozessuale Lösungen. Für rund 750 Gäste entstand so in der Halle Gartlage eine zusätzliche Hospitality-Location. Gemeinsam mit Meier’s Catering und Starlight Showservice verwandelte der VfL eine leere Halle innerhalb von nur 48 Stunden in eine lila-weiße Eventlocation.
Ein ausverkauftes Stadion, großes mediales Interesse und zahlreiche Gäste: Schon unmittelbar nach der Auslosung war klar, dass das Pokalspiel gegen den FC Bayern München auch organisatorisch besondere Anforderungen mit sich bringen würde. Das galt, vor dem Hintergrund von verpflichtenden Ticketkontingenten für offizielle Partner des DFB-Pokals, insbesondere für den Hospitality-Bereich. Um zusätzliche Kapazitäten und gleichzeitig einen passenden Rahmen für Partner und Gäste zu schaffen, fiel die Entscheidung für eine Sonderlocation außerhalb der Bremer Brücke.
Mit der Halle Gartlage war schnell ein Ort gefunden, der vor allem eines bot: Raum für ein Hospitality-Konzept, das sich deutlich von einem klassischen Veranstaltungsaufbau unterscheiden sollte. Die frühzeitige Ansetzung des Spiels machte die bereits länger geplante Umsetzung in der Halle Gartlage erst möglich, die ansonsten an Wochenenden häufig schon langfristig mit anderen Veranstaltungen geblockt ist. Gemeinsam mit Starlight und Meier’s Catering begann die Planung für eine temporäre VIP-Location für rund 750 Personen.
„Für uns war von Beginn an entscheidend, aus dem besonderen Charakter der Halle etwas Eigenständiges zu entwickeln und nicht einfach einen klassischen VIP-Bereich hineinzubauen. Mit Licht, Ton, Mobiliar und vielen kleinen Details ist innerhalb kürzester Zeit eine Atmosphäre entstanden, die der Bedeutung dieses Abends gerecht wurde“, sagt Thorsten Philipp, Geschäftsführer von Starlight.
Eine Verwandlung innerhalb von 48 Stunden
Die Ausgangslage war dabei durchaus außergewöhnlich. Wo zunächst eine weitgehend leere Halle im rustikalen Look stand, sollten nur rund 48 Stunden später mehrere hundert Gäste auf den Pokalabend eingestimmt werden.
Starlight verantwortete als 360° Event-Dienstleitster unter anderem die Visualisierung sowie die Bestuhlungs-, Strom-, Licht- und Beschallungsplanung. Rund 150 Scheinwerfer tauchten die Halle am Veranstaltungstag in lila-weißes Licht. 20 einzeln angesteuerte Lautsprecher ermöglichten eine gleichmäßige Beschallung der weitläufigen Fläche, acht Datendisplays boten Platz für Grafiken, Werbung und weitere Inhalte.
Dabei wurde der ursprüngliche Charakter der Gartlage nicht versteckt, sondern bewusst in das Konzept integriert. Der rustikale Look der Halle bildete gemeinsam mit dem Lichtkonzept und zahlreichen Details die Kulisse für den Abend. Dekorationselemente, Bars und unterschiedliche Aufenthaltsbereiche machten aus der zuvor leeren Fläche innerhalb kürzester Zeit eine vollständig eingerichtete Eventlocation.
Feste Plätze und Raum für Begegnungen
Ein wesentlicher Bestandteil des Konzepts waren reservierte Tische, die einen Vorgeschmack dafür liefern konnten, welche Möglichkeiten es nach der Sanierung auch an der Brücke geben wird. Die Gäste hatten damit über den gesamten Abend einen festen Anlaufpunkt und gleichzeitig ausreichend Raum für Gespräche und Begegnungen. Gerade für Partner des VfL entstand so eine Atmosphäre, in der neben dem gemeinsamen Fußballerlebnis auch der persönliche Austausch im Mittelpunkt stehen konnte.
„Mit der Gartlage wollten wir auch mit Blick auf die durch DFB-Partner verringerten Kapazitäten im eigentlichen VIP-Bereich und die große Nachfrage unseren Partnern und Gästen einen Rahmen bieten, der zu einem außergewöhnlichen Pokalabend passt. Die reservierten Tische, die großzügigen Flächen und die besondere Atmosphäre haben sehr gute Voraussetzungen für Austausch und Networking geschaffen. Das positive Feedback zeigt uns, dass das Konzept sehr gut angenommen wurde und Lust auf sanierte VIP-Bereiche an der Brücke gemacht haben“, sagt Jan Wollbrink, Projektleiter der Sonderlaction.
Für die gastronomische Begleitung zeichnete Meier’s Catering verantwortlich. Bereits auf den Tischen warteten zum Empfang Holzbrettchen mit Brezeln, Brot, Salaten und verschiedenen Dips. Am Buffet wurden anschließend unter anderem Schnitzel mit Rahmsoße und Butterspätzle, Boeuf Bourguignon sowie ein veganes Gemüsecurry angeboten. Warmer Apfelstrudel mit Vanillesoße bildete den Abschluss. VfL-Partner Timpe stellte zudem die Kaffeemaschinen für den Abend bereit.
Um 18:30 Uhr öffneten sich am Pokalabend die Türen der Halle Gartlage. Von dort machten sich die Gäste später auf den Weg zur nur wenige Minuten entfernten Bremer Brücke. Nach dem Pokalspiel öffnete die Sonderlocation erneut ihre Türen und bot bis rund 90 Minuten nach Abpfiff die Möglichkeit, den Abend gemeinsam ausklingen und das packende Spiel inklusive Führung per Traumtor auf sich wirken zu lassen.
Ein Projekt mit besonderen Rahmenbedingungen
Nicht nur der Aufbau musste in einem engen Zeitfenster gelingen. Bereits am Mittag nach dem Pokalspiel begann in der Halle die Vorbereitung der nächsten Veranstaltung. Entsprechend eng waren auch die Zeitpläne für Abbau und Logistik.
Dass von der technischen Planung über die gastronomische Versorgung bis zum Auf- und Abbau alles innerhalb dieses Zeitfensters umgesetzt werden konnte, war insbesondere der engen Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verdanken. Starlight und Meier’s Catering arbeiteten dabei Hand in Hand mit dem VfL und konnten auf gemeinsame Erfahrungen aus vorherigen Veranstaltungen in der Halle Gartlage zurückgreifen.